SOP XỬ LÝ ĐƠN HÀNG KHO MD
Mã tài liệu: SOP-KHO-MD-001 | Phiên bản: 1.0 | Bộ phận: Kho MD
Thông Tin Tài Liệu
| Trường |
Nội dung |
| Mã tài liệu |
SOP-KHO-MD-001 |
| Phiên bản |
1.0 |
| Bộ phận ban hành |
Kho MD |
| Người soạn thảo |
________________ |
| Người phê duyệt |
________________ |
| Ngày ban hành |
27/03/2026 |
| Ngày hiệu lực |
27/03/2026 |
| Lần xem xét tiếp |
27/03/2027 |
| Ngày tạo |
2026-03-27 10:00:00 +07:00 |
| Ngày cập nhật lần cuối |
2026-03-27 10:00:00 +07:00 |
Lịch Sử Cập Nhật
| Phiên bản |
Ngày cập nhật |
Người thực hiện |
Nội dung thay đổi |
| 1.0 |
2026-03-27 |
________________ |
Tạo mới tài liệu |
1. MỤC ĐÍCH
Tài liệu này quy định quy trình chuẩn xử lý đơn hàng tại kho MD nhằm:
- Đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và đúng thời hạn.
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình tiếp nhận, xử lý và xuất hàng.
- Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo truy xuất nguồn gốc và tính minh bạch trong toàn bộ quy trình.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho:
- Toàn bộ nhân viên thuộc bộ phận Kho MD.
- Các bộ phận liên quan: Bán hàng, Kế toán, Vận chuyển/Giao hàng, Chăm sóc khách hàng.
- Tất cả các loại đơn hàng: đơn lẻ, đơn sỉ, đơn nội bộ và đơn trả hàng.
3. ĐỊNH NGHĨA & THUẬT NGỮ
| Thuật ngữ |
Định nghĩa |
| Đơn hàng |
Yêu cầu mua hàng từ khách hàng hoặc bộ phận nội bộ được ghi nhận trong hệ thống. |
| Phiếu xuất kho |
Chứng từ xác nhận việc lấy hàng ra khỏi kho để giao cho khách hoặc chuyển bộ phận. |
| Tồn kho |
Số lượng hàng hóa hiện có tại kho tại thời điểm kiểm tra. |
| Lệnh xuất hàng |
Lệnh được phê duyệt bởi quản lý, cho phép thực hiện xuất hàng khỏi kho. |
| Backorder |
Đơn hàng không thể thực hiện ngay do hàng tạm hết, sẽ xử lý khi có hàng. |
| Picking |
Quá trình nhân viên kho lấy hàng theo đơn từ vị trí lưu trữ. |
| Packing |
Quá trình đóng gói hàng hóa trước khi giao cho đơn vị vận chuyển. |
4. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
4.1. Tiếp Nhận Đơn Hàng
| STT |
Bước thực hiện |
Người thực hiện |
Thời gian |
Ghi chú |
| 1 |
Nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Bán hàng qua hệ thống/email/điện thoại |
Nhân viên kho |
< 15 phút |
Kiểm tra tính đầy đủ của đơn |
| 2 |
Xác nhận thông tin đơn: mã sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao, yêu cầu đặc biệt |
Nhân viên kho |
< 10 phút |
Liên hệ Sales nếu thiếu thông tin |
| 3 |
Nhập đơn hàng vào hệ thống quản lý kho (WMS/phần mềm) |
Nhân viên kho |
< 10 phút |
Ghi mã đơn hàng rõ ràng |
| 4 |
Kiểm tra tồn kho để xác nhận hàng có sẵn hay không |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Nếu thiếu hàng → chuyển bước Backorder |
| 5 |
Thông báo xác nhận đơn hàng cho bộ phận Bán hàng/Khách hàng |
Nhân viên kho |
< 10 phút |
Xác nhận thời gian giao hàng dự kiến |
4.2. Chuẩn Bị & Lấy Hàng (Picking)
| STT |
Bước thực hiện |
Người thực hiện |
Thời gian |
Ghi chú |
| 1 |
In phiếu lấy hàng (picking list) từ hệ thống |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Kiểm tra ngày, giờ in |
| 2 |
Xác định vị trí hàng hóa trong kho theo sơ đồ lưu trữ |
Nhân viên kho |
< 10 phút |
Ưu tiên FIFO (hàng vào trước xuất trước) |
| 3 |
Lấy hàng theo danh sách, kiểm tra mã SKU và số lượng từng mục |
Nhân viên kho |
Tùy đơn |
Scan mã vạch nếu có thiết bị |
| 4 |
Đưa hàng về khu vực đóng gói, sắp xếp theo đơn hàng |
Nhân viên kho |
< 15 phút |
Không để lẫn hàng giữa các đơn |
| 5 |
Đối chiếu lại số lượng với phiếu picking trước khi chuyển sang bước đóng gói |
Kiểm soát kho |
< 10 phút |
Ký xác nhận vào phiếu |
4.3. Đóng Gói (Packing)
| STT |
Bước thực hiện |
Người thực hiện |
Thời gian |
Ghi chú |
| 1 |
Chuẩn bị vật liệu đóng gói phù hợp (thùng, băng keo, xốp chèn, nhãn) |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Theo yêu cầu từng loại sản phẩm |
| 2 |
Đóng gói hàng hóa đảm bảo an toàn, chắc chắn, chống va đập |
Nhân viên kho |
Tùy đơn |
Hàng dễ vỡ: ghi nhãn FRAGILE |
| 3 |
Dán nhãn vận chuyển với đầy đủ thông tin: địa chỉ, mã đơn, số điện thoại |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Kiểm tra thông tin nhãn trước khi dán |
| 4 |
Cân trọng lượng kiện hàng và ghi vào phiếu xuất kho |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Lưu trọng lượng vào hệ thống |
| 5 |
Chụp ảnh kiện hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển |
Nhân viên kho |
< 2 phút |
Lưu ảnh vào hồ sơ đơn hàng |
4.4. Xuất Kho & Bàn Giao Vận Chuyển
| STT |
Bước thực hiện |
Người thực hiện |
Thời gian |
Ghi chú |
| 1 |
Lập phiếu xuất kho và trình quản lý ký duyệt |
Nhân viên kho |
< 10 phút |
Lưu 1 bản, giao vận chuyển 1 bản |
| 2 |
Bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển, ký biên bản giao nhận |
Nhân viên kho |
< 15 phút |
Đếm kiện hàng cùng nhân viên giao hàng |
| 3 |
Cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống: "Đã xuất kho" |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Thông báo cho bộ phận liên quan |
| 4 |
Gửi thông tin tracking/mã vận đơn cho Khách hàng/Bán hàng |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Qua Zalo/Email/Hệ thống |
| 5 |
Lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan vào hồ sơ đơn hàng |
Nhân viên kho |
< 5 phút |
Lưu ít nhất 12 tháng |
4.5. Xử Lý Đơn Hàng Backorder / Thiếu Hàng
Khi hàng không đủ để thực hiện đơn:
- Thông báo ngay cho bộ phận Bán hàng về tình trạng hàng không đủ.
- Xác nhận với khách hàng: giao hàng có sẵn trước hay chờ đủ hàng mới giao.
- Ghi nhận đơn Backorder vào hệ thống với ghi chú ngày hàng dự kiến về.
- Khi hàng về, ưu tiên xử lý đơn Backorder trước các đơn mới.
- Cập nhật và thông báo lại cho khách hàng sau khi xử lý xong.
5. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
| Vị trí |
Trách nhiệm |
Quyền hạn |
| Trưởng kho / Quản lý kho |
Phê duyệt lệnh xuất hàng; Giám sát toàn bộ quy trình; Báo cáo định kỳ |
Duyệt/từ chối đơn xuất; Phân công nhân sự |
| Nhân viên kho (Picking) |
Lấy hàng theo phiếu picking; Đảm bảo đúng mã, đúng số lượng; Báo cáo sai lệch |
Không được tự thay đổi đơn hàng |
| Nhân viên kho (Packing) |
Đóng gói hàng hóa; Dán nhãn vận chuyển; Chụp ảnh kiện hàng |
Báo cáo hàng hỏng/không đủ điều kiện xuất |
| Kiểm soát chất lượng kho |
Kiểm tra đối chiếu hàng trước khi xuất; Ký xác nhận phiếu xuất |
Giữ lại đơn hàng nếu phát hiện sai sót |
| Bộ phận Bán hàng |
Truyền đầy đủ thông tin đơn hàng; Xác nhận với khách hàng |
Yêu cầu ưu tiên đơn hàng đặc biệt |
6. CHỈ SỐ HIỆU SUẤT (KPI)
| Chỉ số |
Mục tiêu |
Cách đo lường |
Tần suất báo cáo |
| Tỷ lệ đơn hàng xuất đúng hạn |
≥ 95% |
Số đơn đúng hạn / Tổng đơn × 100% |
Hàng ngày |
| Tỷ lệ sai sót đơn hàng |
< 1% |
Số đơn sai / Tổng đơn × 100% |
Hàng tuần |
| Thời gian xử lý đơn (tiếp nhận → xuất kho) |
< 4 giờ |
Thời điểm xuất kho – Thời điểm nhận đơn |
Hàng ngày |
| Tỷ lệ đơn Backorder |
< 3% |
Số đơn backorder / Tổng đơn × 100% |
Hàng tuần |
| Độ chính xác tồn kho |
≥ 98% |
Kiểm kê thực tế so với hệ thống |
Hàng tháng |
7. LƯU Ý & XỬ LÝ NGOẠI LỆ
7.1. Hàng hỏng / Sai sót phát hiện khi xuất kho
- Dừng ngay quá trình xuất kho và thông báo cho Trưởng kho.
- Ghi nhận vào biên bản hàng lỗi/sai, chụp ảnh lưu hồ sơ.
- Phối hợp với bộ phận Bán hàng để thông báo và đề xuất phương án xử lý cho khách hàng.
- Không xuất hàng lỗi khi chưa được phép của Trưởng kho.
7.2. Đơn hàng khẩn cấp
- Đơn hàng khẩn cấp phải được gắn nhãn URGENT và thông báo trực tiếp với Trưởng kho.
- Ưu tiên xử lý trước các đơn thường, đảm bảo xuất kho trong vòng 2 giờ.
- Trưởng kho chịu trách nhiệm giám sát và ký duyệt ưu tiên.
7.3. Sự cố hệ thống
- Khi hệ thống không hoạt động: sử dụng phiếu giấy thủ công để ghi nhận.
- Cập nhật lại hệ thống ngay sau khi hệ thống khôi phục.
- Báo cáo sự cố với bộ phận IT trong vòng 30 phút.
8. BIỂU MẪU & TÀI LIỆU LIÊN QUAN
| Mã biểu mẫu |
Tên biểu mẫu |
Bộ phận lưu |
Thời hạn lưu |
| BM-KHO-01 |
Phiếu tiếp nhận đơn hàng |
Kho MD |
12 tháng |
| BM-KHO-02 |
Phiếu lấy hàng (Picking List) |
Kho MD |
12 tháng |
| BM-KHO-03 |
Phiếu xuất kho |
Kho MD / Kế toán |
5 năm |
| BM-KHO-04 |
Biên bản giao nhận với đơn vị vận chuyển |
Kho MD |
12 tháng |
| BM-KHO-05 |
Biên bản hàng lỗi / sai sót |
Kho MD / QA |
24 tháng |
| BM-KHO-06 |
Báo cáo KPI hàng ngày/tuần/tháng |
Trưởng kho |
12 tháng |
9. PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
|
Người soạn thảo |
Người kiểm tra |
Người phê duyệt |
| Họ tên |
|
|
|
| Chức vụ |
|
|
|
| Ký tên & Ngày |
|
|
|
Tài liệu này là tài sản của Kho MD. Không sao chép hoặc phân phối bên ngoài khi chưa được phép.
🏠 Trang chủ